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Motivi per passare da Excel a un sistema di gestione delle proprietà alberghiere basato sul cloud

Potrebbe essere il momento di rivalutare le operazioni del vostro hotel se vi affidate ancora ai fogli Excel. Non si tratta di un’esagerazione o di un’affermazione eccessiva, ma piuttosto di un riflesso della realtà dell’era del cloud. Un PMS alberghiero basato sul cloud è in grado di fornire agli albergatori tutto ciò di cui hanno bisogno, quindi l’utilizzo di una tecnologia obsoleta potrebbe essere dannoso.

È di fondamentale importanza prendere in considerazione l’utilizzo di un software alberghiero basato sul cloud, poiché i potenziali rischi a cui si può andare incontro, come la perdita di dati, la compromissione della sicurezza e la perdita di tempo, non sono da prendere alla leggera. Questo potrebbe essere un grande vantaggio per le attività del vostro hotel.

Vi invitiamo a comprendere i vantaggi di un PMS cloud rispetto a Excel, in modo da poter prendere una decisione informata. Ecco un’ottima fonte di informazioni sui vantaggi del passaggio a un sistema di prenotazione alberghiera in cloud. In questo articolo esamineremo cinque segnali chiave che indicano che è giunto il momento di passare da Excel a un sistema di prenotazione basato sul cloud.

1. L’ambito delle attività

Le dimensioni delle attività del vostro hotel giocano un ruolo fondamentale nel decidere se Excel è la decisione giusta per voi. Considerate il numero totale di camere della vostra struttura, tutti i servizi e le offerte a cui i clienti possono accedere, ecc. Per un B&B o un motel di piccole dimensioni, che offre ai viaggiatori solo un pernottamento, è possibile gestire le operazioni con Excel. Ma qualsiasi altro tipo di struttura non è in grado di utilizzare Excel per gestire le proprie attività. Quindi, per gli hotel indipendenti, le strutture boutique o gli ostelli, è necessario tenerne conto.

2. Punti vendita come ristoranti, palestre, centri benessere e centri di attività

Se il vostro hotel offre servizi quali ristorante, palestra, spa, centro attività o anche un banco viaggi, è necessario tenere conto del numero di POS di cui disponete. Consigliamo vivamente di migrare a un sistema di gestione delle proprietà basato sul cloud se state ancora utilizzando Excel per le operazioni del vostro hotel.

In un hotel, le interazioni tra la reception e il POS sono numerose. Senza un PMS, monitorare tutte le transazioni di un cliente può essere difficile. Un PMS semplifica questo processo collegando i POS e il front desk, formando un unico punto di riferimento. Ad esempio, quando un ospite consuma un pasto al ristorante, il POS registra la transazione e, se l’ospite decide di aggiungerla alla fattura della camera, può farlo con facilità. Investire in un PMS cloud per hotel può semplificare molte attività altrimenti complesse.

3. Il gruppo di persone a cui vi rivolgete

È essenziale identificare il mercato di riferimento per gestire un’attività, in particolare nel settore dell’ospitalità. Ogni tipo di struttura è progettata per rivolgersi a un particolare gruppo demografico, ad esempio i millennial, i viaggiatori d’affari, i viaggiatori di piacere, le famiglie, i turisti nazionali o stranieri, ecc. In base al target desiderato, è necessario creare un messaggio online appropriato e lanciare campagne di marketing adeguate. Nell’era digitale è impossibile soddisfare tutti, quindi è importante definire una nicchia specifica.

Piuttosto che affidarsi semplicemente all’ospite perfetto per scegliervi tra un vasto mare di concorrenti, è importante adottare misure attive per assicurarsi che il vostro pubblico di riferimento possa trovarvi facilmente. Questo è possibile grazie a Internet. Connettersi con loro sulle piattaforme di social media, condurre campagne su Facebook e Instagram e assicurarsi che la vostra reputazione online sia impeccabile sono tutti metodi efficaci per farlo. Le recensioni negative non sono mai auspicabili, ma potete cogliere l’occasione per rispondere a chi vi ha recensito e invitarlo a tornare per illustrare i miglioramenti apportati, aumentando così la fiducia dei potenziali ospiti.

Excel non è un’opzione per queste attività cruciali che sono essenziali per attirare i visitatori nell’era moderna. Avete bisogno di un PMS completo, che vi permetta di collegarvi con i migliori channel manager e con un sistema di gestione della reputazione, che disponga di e-mail automatiche, ecc. La soluzione migliore è Hotel in cloud.

4. Affidarsi alle agenzie di viaggio online

Per avere successo nel mondo competitivo di oggi, è necessario guardare oltre i metodi tradizionali e abbracciare i vantaggi della tecnologia. Le OTA, o agenzie di viaggio online, sono un ottimo modo per far conoscere il vostro hotel a un pubblico globale. Anche se dovrete pagare una commissione, ne vale la pena per far conoscere la vostra struttura a chi altrimenti non vi troverebbe. Dovreste cercare quale OTA si rivolge a quale area geografica e iscrivervi per rimanere in contatto con i vostri potenziali ospiti. Essere presenti nel luogo in cui si trovano è essenziale per il successo a lungo termine.

L’inclusione delle OTA nell’elenco delle fonti di prenotazione rende impraticabile il ricorso a Excel. Avete bisogno di un sistema in grado di aggiornare in tempo reale lo stock e le tariffe di queste OTA per evitare l’overbooking. Questo sistema deve anche avvisarvi immediatamente quando viene effettuata una prenotazione su un’OTA. Questa sincronizzazione bidirezionale deve essere altamente efficiente, e ciò è possibile solo se si dispone di un channel manager. Non avere un software alberghiero basato sul cloud per gestire tutto questo può essere una situazione terribile che è facile da evitare.

5. Valutare la concorrenza

Le dispiacerebbe rispondere a questa domanda? Utilizzate ancora fogli di calcolo Excel per gestire la vostra attività alberghiera? Con quale frequenza elabora le proiezioni delle entrate? Come si occupa della contabilità? Quanti report generate regolarmente? Inoltre, avete una persona o un team che si occupa di tenere traccia dei prezzi della concorrenza e della business intelligence? Infine, qual è la vostra strategia in materia di gestione dei ricavi?

Se necessario, sono disponibili strumenti avanzati di terze parti, come quelli per la business intelligence, il revenue management, la gestione della reputazione e la gestione dei canali, da integrare. Non rimanete ancorati al passato se volete essere un albergatore di successo nel lungo periodo. Per gestire le vostre attività alberghiere dovete dotarvi di un PMS basato sul cloud, e ne avete bisogno subito.

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